Después de participar en la elaboración del componente técnico de varios RFPs base para evaluar ERPs, de conocer con detalle soluciones catalogadas como ERPS a nivel nacional e internacional de rango medio, de desarrollar sistemas de información corporativos integrados, de trabajar en la modernización y simplificación de procesos misionales, de participar como inspirador e integrador de soluciones corporativas, me doy cuenta lo necesario en replantear la forma convencional de precisar cómo se debe evaluar un producto de software.
Usualmente, dependiendo de quién lidere el proceso de evaluar un ERP, es largo, desgastante y diría muchas veces frustrante tanto para la organización como para los proveedores. La pregunta es cómo desarrollar una nueva forma de hacer este proceso efectivo, preciso y que de al final el resultado buscado?.
Reflexionando sobre el tema esta es mi propuesta:
El proceso de explorar y levantar requerimientos para tener el referente sobre el cual se hace el proceso de evaluación de soluciones, es una de las tareas más difíciles. Se requiere un grupo de expertos que tengan la habilidad de entender el negocio, precisar con claridad los procesos misionales, tener la actitud correcta para conectar, escuchar, generar confianza y motivar el grupo humano que conforma la organización y además ofrecer ideas innovadoras a tener en cuenta.
Un proceso de estos es la gran oportunidad organizacional para replantear viejas prácticas operativas y ejecutivas ineficientes. Es un momento para hacerse una verdadera radiografía cruda, atreverse a pensar diferente y ojala cambiar. Por eso es tan importante un buen aliado tecnológico ó consultor ó inspirador. Un grupo con experiencia y que no que repita copiando trabajos ya realizados con anterioridad (“cut & paste”) de negocios similares abusando de ese gran argumento de las famosas mejores prácticas globales. Definitivamente no hay algo mas simplista que eso y dañino para una empresa. Es descontextualizarse por completo. Es ignorar el espacio, el tiempo y la cultura de una organización.
Mi propuesta es plantear más que una lista infinita de funcionalidades por modulo o componente, es definir los mínimos aceptables y no negociables y plantear adicionalmente una descripción clara y precisa recomendable hasta cinco (5) grandes problemas, dolores, situaciones o visiones a resolver por unidad de negocio. De esta forma se socializa y se sensibiliza por unidad de negocio a un grupo representativo de cada unidad de negocio para que se responsabilice del resultado final. De esta forma de puede lograr un proceso evaluativo más preciso y donde los usuarios tendrán la oportunidad de ver como cada oferente llega al resultado, como resuelve los problemas planteados. Variables que hace parte de la matriz de evaluación son el nivel de integración, la simplicidad del proceso, las ayudas y consultas en cada etapa del proceso y los elementos innovadores que tiene la solución.
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