Después de tener varias experiencias con proyectos relacionados con el sector público, experiencias que catalogo como grandes oportunidades no solo por la negociación, diseño e implementación de soluciones basadas en Tecnologías de la Información sino por entender desde sus entrañas mucho mejor el funcionamiento del sistema de mí país y mejor aun por haber trabajado con funcionarios super competentes. Eso si hay de todo como en las boticas.
Haciendo un resumen de algunos "tips" a tener en cuenta:
1. Tener una respuesta al pliego lo más explicita y clara posible. Las palabras se pueden interpretar de muchas formas y estas pueden generar distancias en el momento del cierre final. Sea concreto y defina bien los limites del entregable. Muchos escriben más de la cuenta. Un ejemplo: si el tema es desarrollar la bodega de datos precise bien el alcance en números de datamarts. Igualmente apoye su respuesta en un concepto claro de que es un datamart según los gurus del tema.
Siempre tener muy claro lo contractual, lo requerido y lo deseado. Es común cambiar funcionalidades que hagan parte de lo contractual. Tener mucho cuidado con lo que se considere adicional. Dejarlo bien explicito en las actas y si es posible escriba los adicionales en un literal diferente para evitar dudas. Muchas veces los gerentes de proyecto son creativos y hacen cuadros bonitos (una columna para los ítem contractuales y otra para los ítem adicionales) buscando simplificar y lo que terminan es enredando la interpretación final.
2. En la contratación deje claro que las actas de hitos de entrega solo, pero solo las firme una persona responsable por cada parte. No se le ocurra ser muy creativo inventando cargos como líder del componente, gerente de calidad entre otros. Pescar todas esas firmas se le puede volver un dolor de cabeza.
3. Tenga claro que cerrar es la parte mas difícil de todas. Es como el último kilómetro de un marathon. Es donde muchos funcionarios no quieren poner la firma a las actas o hitos de entrega. De modo que vaya documentando cada paso con firmas de las partes. Recuerde solo una firma por cada lado. No se enrede.
4. Alistese a los permanentes cambios de funcionarios. Muchos de los cambios llegan con otras apreciaciones y puntos de vista y alargan procesos en las decisiones. Tenga en cuenta manejo del cambio en su proyecto. Tema de entender bien la cultura y la visión socio antropológica.
5. Definir un esquema de escalamiento. Un comité operativo y otro gerencial. Todo lo que no se pueda resolver en el operativo llevarlo al gerencial para darle punto final.
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