La teoría administrativa desde Henry Fayol, dice que en organizaciones jerarquizadas un (1) gerente efectivo puede ser reportado hasta por siete (7) colaboradores.
En la industria del conocimiento y con los instrumentos tecnológicos que hoy tenemos a la mano, se tiene ejemplos reales que replantea la teoría administrativa y reafirman la importancia de los pequeños grupos de trabajo auto gestionados. Un ejemplo es Google, donde a un (1) gerente le reportan veinte (20) colaboradores y van con la tendencia de llegar a una relación 1:40 ¡ (1 gerente por cada 40 colaboradores). Por supuesto es una organización poco burocratizada. Es una empresa orientada a la innovación que necesita velocidad de respuesta para llegar oportunamente a los mercados. Y una forma de hacerlo es ejecutando los proyectos en pequeños grupos autónomos de trabajo. Es claro que Google no invento este modelo. El grupo que desarrollo del primer Apple Macintosh estaba conformado por menos de cinco (5) personas en el comienzo. Este modelo tiene ventajas; una es la mejora de la productividad, eficiencia y la velocidad de respuesta característica importante en la industria del conocimiento (“time to market”).
Investigadores alemanes que han estudiado variedad de empresas dicen que el tamaño óptimo de un grupo de trabajo es de tres (3) personas. Cuando el grupo excede a cuatro personas la efectividad medida como el número de horas efectivas semanales de trabajo de cada miembro, empieza a declinar.
Es claro que el tamaño es importante pero la conformación del grupo es la clave del éxito. Ojala grupos con mentalidad y actitud de “emprendedores”, que entiendan y asuman la importancia de la velocidad y la calidad del resultado a entregar, manejen la autonomía con responsabilidad y comuniquen al resto del grupo los avances, hallazgos, problemas para que en conjunto lleguen a soluciones creativas.
Existen herramientas tecnológicas que facilitan la coordinación y la comunicación en el grupo como:
• Correo electrónico
• Videoconferencia
• Sistemas de trabajo colaborativo que permita compartir archivos, documentos, aplicaciones motor de búsqueda que permita encontrar rápidamente y fácilmente lo requerido
• Automatización del Flujo de Trabajo.
Es una forma de llegar al llamado “orden espontaneo”. Es capitalizar el talento de las redes del conocimiento de forma espontánea entre los miembros de la organización. Toda empresa o iniciativa tiene de facto comunidades construidas sobre diferentes criterios: edad, “seniority”, nivel de interacción por tipo de trabajo, experiencia, educación o vocación entre otros. El tema es potencializar y darle movilidad a estas mallas sociales del conocimiento y replantear el rol del gerente o administrador.
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